审计员如何精准高效问客户要资料
又是一篇干货文。这一篇咱们来谈谈审计员问客户要资料的那些事。你是不是也遇见了那种拖拖拉拉不给资料的客户，回邮件慢腾腾？这种情况下，如果能发邮件能要到正确的所需文件显得格外重要。如果你第一次发邮件不到位，很有可能要发第二次甚至第三次邮件才能把所需要的资料要到，除掉等待时间，进度堪忧。
以下这10条小技巧能帮助你节省时间，早点要到文件。顺带分享一下问客户要资料我踩过的坑。
1. 熟悉客户用词。同一样东西，审计员内部用的词和客户用的词可能是有差别的。你用你和你同事交流用的专业用词和客户交流，他们未必能明白你需要的到底是什么文件，近一步很难给你提供正确的文件。作为新人的你，该如何知道客户会用什么词呢？最简单的办法是问你有经验的同事，他们会告诉你客户是怎么叫XX样东西的，然后你发邮件的时候直接用客户的叫法发过去。
如果这是个新客户，没人熟悉那怎么办呢？也是有办法的，你可以用你们内部交流的词发邮件，只是需要稍微解释一下你需要的东西大概是什么样子的。这也是对他们给你找对资料有帮助的。
2. 针对那种不容易用文字准确描述的内容，你可以附上去年客户发来的文件作为样本，供他们参考。毕竟是在他们工作范围内的文件，多多少少他们都见过，知道去哪里找这些文件。
3. 要文件的时候发给正确的收件人。像那种规模较大的公司，一个会计部门会有不止一个员工，因为separation of duties，每个人手上掌管的事物也不同。因此，找对人也很重要。
4. 针对那种拖拖拉拉的客户，要给出deadline，不然真是拖到没影了。当然遇到那种厚脸皮的，一个月都不回一次邮件的，这一招还是不管用的，这个时候就只能去找经理了，但这已经超出小职员的能力范围内了，交给经理处理就好。
5. 发邮件尽量简洁，合并同类信息发。不要左发一封右发一封，倒不如整合这些信息一起发出去。
6. 控制联系客户的审计员人数，不要太多人去找客户要东西，会容易大家发重复。例如你找了客户要了一个文件，然后你同事不知道以为没有人去要，然后也发一封邮件去要同样的文件。多弄几次这样的事，客户会烦的。
7. 检查收到的文件。有时候客户会把多个文件合并为一个文件。例如我的客户会把operating expenses的发票，account payable的资料，还有check copies放在同一个PDF里，不仔细看就很有可能会再去问客户要check copies，但实际上客户已经给了。但有时客户发错了文件给你，例如你要的是6月的资料，结果他给你发了7月的。如果你等要做testing再去看收到了什么文件可能就晚了，然后又要找客户要正确的资料，他还未必能及时回复你。我也遇到过整份report只给我第一页的客户，没有后面的页数，我无法选择sample，结果隔了几天才收到了剩下的页数。所以最好的方式是收到后立刻查看，看收到的是不是对的资料是不是完整的，不对的话或者少了页数就立马follow up。
8. 做好记录。发邮件之前自己要有一个checklist，需要问客户要什么资料，具体找哪一个员工要，这样可以做到心中有数。我一般会有两个list，一个是给我自己用的，一个是给客户的。给自己用的，我会包括以下内容，workpaper # 和name，需要什么资料，要问谁要，什么时候发邮件去要的，收到了哪些，哪些还需要follow up的，这样一目了然。给客户的list我会尽量精简，告诉他们我需要什么，用他们的术语发，以及一些我其他的疑问。
为什么不直接只用那么给客户的list，还要单独自己搞一个list？我刚开始负责小客户的时候，的确一个list就够了，随着负责的客户情况变复杂，资料变多。有时我会不知道客户给我发的资料对应的是做哪个testing需要的，会浪费时间再去挨个看workpaper，但是如果你平时就养成这个习惯，真的能省事，尤其是有的时候你负责多个业务，花几分钟看一下就知道收到了哪些东西，靠这些东西都能完成些什么。
9. 在时间允许的条件下尽早把request发出去，给客户一些弹性时间去为你准备资料。毕竟他们除了要配合审计员给资料外，也有他们自己的工作要做，催得太紧有可能是得其反。我也遇到过本来到了该发最终文件过来的时刻，结果客户发半成品过来应付的，当时以为是完成的，结果测了一些东西后发现各个对不上，正要去问客户怎么回事，客户就发最终版过来了。还好最终版没问题，但测半成品就浪费掉了至少4小时。
10. 检查你发的邮件，对于那种新手小白，最好还是让你有经验的同事帮你看一眼邮件，你表达是不是到位了，有没有发错人，确认无误后再发。不要觉得不好意思，毕竟发邮件也是学习的一个过程。没发好邮件要来所需的文件会导致进度跟不上的时候，你会觉得更不好意思的，没错，这讲的又是我踩过的坑。
愿大家顺利要到需要的文件，早点做完业务，不加班。
该图片由mohamed Hassan在Pixabay上发布
